Оптимальное количество персонала в оконной компании: как найти баланс

Качели между временами года — настоящий вызов для владельцев оконного бизнеса.

Сколько сотрудников реально нужно

Можно нанимать штат по наитию, но лучше — рассчитать, сколько людей реально нужно компании. Рассказываем, как это сделать за четыре шага.

Составить список задач. Подробно описать весь рабочий процесс — даже самые простые действия: звонки клиентам, покупка бумаги для принтера, рассылка счетов, сдача бухгалтерской отчётности, ведение журналов по охране труда. Каждый рабочий процесс стоит нужно разложить на действия, чтобы понимать, кому что поручить и с кого спрашивать результат.

Тут могут всплыть интересные истории. Предприниматель работает на износ по десять-двенадцать часов в сутки: формирует платежки, отвечает на звонки, а ещё возит доставки, меняет картриджи для принтера и печатает рекламные материалы. То есть выполняет функции бухгалтера, продажника, маркетолога, водителя и десятка других сотрудников, а на то, чтобы заниматься стратегией у него просто не остается времени. Это вредит бизнесу. Такие задачи выписывают отдельно, чтобы найти, кому их делегировать.

Провести хронометраж всех рабочих процессов. Выехать на замеры, выставить счёт, позвонить клиенту, купить бумагу — простые действия, из которых складывается рабочий день сотрудников. Чтобы понять, сколько людей смогут выполнить работу, нужно описать, сколько времени занимает каждое действие. 

Например, замерщик тратит 1,5 часа на выезд к клиенту и заполнение заявки, в день он успевает сделать 4-5 замеров. Монтажная бригада устанавливает 3-4 окна в день, в зависимости от сложности. А менеджер по продажам обрабатывает 15-20 входящих звонков в день.

Хронометраж нужно просчитывать наглядно: в виде графика в блокноте или таблички в Excel

Оценить загрузку команды. Если одни сотрудники сгорают на работе, а другие полдня скроллят ленту и кидаются мемчиками — это явный звоночек для перераспределения обязанностей.

Может оказаться, что два менеджера закрывают 80% сделок в компании, а оставшиеся два — только 20%.

Подумать про ближайшее будущее. Если компания собирается начать работать с госзакупками или есть мысли открыть филиал в другом городе, нанять и обучить людей стоит заранее — еще до появления спроса. Ведь на нормальную подготовку сотрудников уйдет 2-3 месяца — этого времени может не быть, если подвернётся удачное помещение под филиал или удастся выиграть крупный тендер. А срыв сроков грозит потерей заказа и выплатами неустойки.

Результаты всех четырёх шагов нужно положить перед собой и посчитать, сколько и каких сотрудников нужно нанять в ближайшее время. И как перераспределить обязанности между теми, кто уже в штате.

Как избежать ошибок с персоналом

Разберём ключевые моменты, которые помогут избежать типичных ошибок — раздувания штата и работы в вечном цейтноте.

Каждый год проводить аудит штата. Стоит проверить: сколько в компании монтажников, менеджеров и других работников. Вычислить дублирующие должности. Может оказаться, что замерщики перегружены, а один кладовщик занят на треть. Если единицу сократить, а человека быстро переобучить на замерщика — фирма сэкономит одну зарплату и закроет давно висящую вакансию.

Перевести на другую должность сотрудника внутри компании проще, чем найти нового — у VEKA есть готовые обучающие программы для таких случаев

Оптимизировать процессы. Даже большой штат сотрудников не справится со средней нагрузкой, если в рабочих процессах хаос и неразбериха. Убрать лишние трудозатраты — и не понадобится нанимать дополнительных работников. Типичные «пожиратели» рабочего времени:

• логистика — когда замерщики и монтажники ездят на объекты через весь город в час-пик;

• повторяющиеся действия — если продажник каждый раз заново составляет текст КП, а офис-менеджер пишет текст типового договора, сотрудники тратят много времени и делают ошибки.

Предпринимателю достаточно потратить полчаса, чтобы составить чек-лист правил предоставления скидок и выложить его в общий доступ. Так менеджеры будут быстрее обрабатывать заявки и терять меньше клиентов.

Создать кадровый резерв. Для сезонных нагрузок или крупных заказов выгоднее брать временных работников. Найти их можно на биржах труда («Город Работ», «Rabota Yandex»). А в разделе «Подработка» на Avito иногда отвечают даже опытные монтажники. В заработке заинтересованы студенты во время летних каникул и дети сотрудников — можно звать ребят от 14 лет на неполный рабочий день.

Обучать новичков. Растить сотрудников внутри компании иногда эффективнее и дешевле, чем искать готовых специалистов извне. Например, опытный замерщик обучает стажёра, и две-три недели они совместно выезжают на замеры, а через месяц начинается самостоятельная работа.

Слушать сотрудников. Спросить у людей мнение по поводу нагрузки — простой и надёжный способ узнать: кто перегружен, а кто полдня сидит в курилке. Несколько мнений помогут сложить картину: куда добавить новых сотрудников, а где достаточно перераспределить обязанности.

Оптимальное количество сотрудников — это динамичный показатель. Он балансирует между потребностью закрыть ежедневные операции и амбициями компании. Если регулярно проверять штат и следить за нагрузкой сотрудников, получится тратить меньше на зарплаты в несезон и не упускать заказы при высокой нагрузке из-за нехватки специалистов.