Как участвовать в профильной выставке

Подробная инструкция от поиска мероприятия до демонтажа стенда

За 3–4 месяца — выбрать мероприятие

Профильные выставки могут быть полезны с разных сторон. Крупные форумы посещают застройщики, архитекторы, производители материалов, представители органов власти и даже научного сообщества. В небольших мероприятиях участвуют профессионалы индустрии, но смотреть продукцию приходят и частные лица, которые ищут новые окна или двери в собственный дом. Вопрос в том, что нужно вашей компании.

Определите цели: зачем вашей компании участвовать в выставке. Целей может быть несколько, например: поиск клиентов, продвижение бренда, изучение конкурентов.

Создайте базу мероприятий: заведите таблицу в Excel и сохраняйте туда информацию о всех выставках, которые кажутся подходящими. Что отметить:

• название выставки;
• даты;
• адрес проведения;
• кто организаторы;
• ссылка на сайт мероприятия;
• контакты.

В этой же таблице можно отмечать, какую цель закрывает конкретная выставка.

Цель определят задачи: то, что нужно будет делать непосредственно на мероприятии. Станет понятен ваш сценарий участия в каждой конкретной выставке:

• если хотите выйти в соседний регион и найти дилеров — собирайте больше контактов представителей разных компаний;
• планируете презентацию новой линейки — демонстрируйте образцы и собирайте отзывы коллег;
• важна имиджевая история — организуйте дискуссии и нетворкинг, приглашайте к участию ключевых партнёров.

Выбирайте только те мероприятия, которые проходят в ближайших регионах, и только если у вас достаточно времени на подготовку. Помните, что до старта должно быть не менее двух месяцев.

Ищите мероприятия на специализированных порталах, таких как Expomap и ExpoClub. С помощью фильтров выбирайте отрасль «строительство» и место проведения, а дальше сохраняйте нужные ссылки.

За 2 месяца — связаться с организаторами и продумать формат участия

Когда определились с мероприятием, не затягивайте — свяжитесь с организаторами, уточните условия участия, стоимость, технические требования. Заключите договор и сфокусируйтесь на главном — стенде.

У вашей экспозиции должна быть концепция, качественный дизайн и по-возможности интерактивная составляющая. Например, если вы продаёте «тихие окна», можно оформить стенд в виде закрытой зоны-кабины, в которую посетитель зайдёт и почувствует разницу в уровне шума.

Если стенд сложный, отправьте техзадание на него трём-пяти компаниям, которые смогут с этим помочь. Оцените их портфолио, сравните цены и уровень работ. Площадь стандартных стендов — до 50 м². Закладывайте неделю на проектирование и около двух недель на изготовление конструкций: каркаса, панелей и других элементов.

Так выглядел стенд компании VEKA на выставке инженерного оборудования и материалов для строительства «Свой дом» в Новосибирске

Подготовьте выставочные образцы. Детальные и наглядные — в виде «уголков», разрезов оконных блоков, где видны внутренние слои: стеклопакет, рама, армирование, уплотнители. Если поставить несколько образцов в ряд, посетители смогут сравнить количество камер в профиле и толщину стеклопакета у разных образцов.

Так выглядели образцы VEKA на выставке «Современный дом» в Ростове-на-Дону

Не забудьте маркировать объекты. Добавьте этикетки с пояснениями, например: «Softline: пятикамерный профиль, армирование 2 мм, двухконтурный уплотнитель». Можно добавить QR-коды с характеристиками и сертификатами.

Такие этикетки были на образцах VEKA для III Международного научно-практического симпозиума «Будущее строительной отрасли: вызовы и перспективы развития» в Москве

Советуем продумать подсветку для экспонатов, чтобы они не «потерялись» на стенде. Например, по периметру разреза пустить светодиодную ленту — она подчеркнёт структуру конструкции, или настроить точечную подсветку выставочными фокус-спотами.

Предусмотрите место для полноразмерных образцов, которые будут демонстрировать разные типы открывания, ламинацию или дополнительные опции, например, встроенные жалюзи — в зависимости от того, что вы хотите показать. Фактически это будет зоной тестирования, где посетитель сможет «постучать» по стеклу, оценить плавность хода двери или оконной створки.

Так выглядела зона VEKA на крупнейшей в России выставке технологий, строительства, архитектуры и дизайна — MosBuild в 2025

«Упакуйте» стенд с точки зрения маркетинга. Учтите, что листовки часто выбрасывают в первый же вечер. Вот что можно сделать:

• разместить на стене стенда QR-код, который приведёт на ваш сайт, закрытую страницу с прайсом или в чат-бот;
• подготовить буклеты или каталоги с подробным техническим описанием продукции, сравнительными таблицами и примерами расчётов;
• выделить место для видео и презентации по продуктам или кейсам;
• заказать промопродукцию в фирменном стиле — то, что будет под рукой: не брелок, а, например, рулетка с вашим логотипом для профессионалов или ручки с блокнотами для потребителей.

На разработку стенда, подготовку образцов и промоматериалов у вас как раз уйдёт месяц, при условии грамотной координации этих трёх параллельных процессов.

За 1 месяц — сформировать команду и организовать логистику

На завершающем этапе важно понимать, с какими ресурсами вы заходите в выставочную историю и какую пользу планируете извлечь.

Сформируйте команду и назначьте ответственных. У вас должен быть хотя бы один координатор всего процесса, от несколько человек на стенде, которые будут сменять друг друга, и технический специалист. Для сотрудников, которые будут дежурить на экспозиции, проведите тренинг по деловым разговорам. Убедитесь, что каждый из них разбирается в продукте: позиция эксперта будет более удачной, чем позиция обычного консультанта.

Организуйте логистику. Продумайте доставку материалов для стенда, образцов и оборудования. Здесь поможет таблица с перечнем необходимого и датами отправки — ваш чек-лист, чтобы ничего не забыть.

Все ответственные сотрудники должны знать важную информацию:

• дата приёмки груза — обычно за 1–3 дня до открытия;
• дата монтажа стенда — уточните временной промежуток у организаторов;
• график дежурства сотрудников на выставке — таблица с контактами и именами;
• дата демонтажа — после закрытия выставки;
• адрес склада выставочного центра и адрес самого павильона;
• контакты экспедитора и организаторов.

Некоторые выставочные центры не принимают груз напрямую от участников — только через аккредитованного экспедитора. Эту информацию лучше уточнить у организаторов заранее.

Чтобы подготовить груз к отправке нужно качественно всё упаковать, добавить наклейки с названием компании, номером стенда, коротким описанием содержимого, контактом сотрудника. И собрать документы: транспортную накладную, акт приёмки-передачи и спецификацию, если потребуется.

Продумайте спецпредложения. Предложите бонусы или скидки посетителям выставки. Например, оффер, действующий только на время выставки: «минус 5% на первый заказ при регистрации на стенде».

Включитесь в деловую программу. Изучите расписание выставки и отметьте для себя интересные семинары и конференции. Какие-то темы могут быть новыми и полезными для вас, а в паре дискуссий вы или ваши сотрудники смогут принять участие как спикеры. Выступление на «горячую» тему привлечёт к вам профессиональную аудиторию лучше, чем любая реклама. Важно сообщить о вашем намерении организаторам нужно заранее: обычно за месяц просят назвать тему, имя, должность спикера и тайминг. За пару недель — прислать презентацию и фотографию участника.

Во время выставки — быть активными

Выезжая на мероприятие, к которому вы готовились предыдущие два месяца, проверьте, что у вас есть онлайн-доступ ко всем материалам: загрузите презентации и видео на облачный сервис, чтобы при необходимости вы могли открыть файлы на планшете.

Участвуйте в дискуссиях и смолл-токах. Отнеситесь к выставочному пространству как к площадке для нетворкинга. Полученные контакты помогут организовать коллаборацию или получить лучшие условия, если познакомиться с поставщиками.

Собирайте контакты и дарите брендовые сувениры. После выставки вы сможете предложить свою продукцию лидам, а потенциальным партнёрам — сделать деловое предложение.

Собирайте контент. Снимайте фото и видео, делайте живые трансляции, записывайте короткие интервью с партнёрами. Всё это будет мелькать в ваших соцсетях ещё месяц после выставки и «прогреет» тех, кто не смог приехать.

Загляните на стенды конкурентов. Посмотрите на их новинки, на то, как они работают с возражениями, какие материалы раздают. Это бесплатный аудит рынка.

Обычно выставки длятся около двух-четырёх дней. Но всегда есть ещё как минимум один день, в который можно успеть пригласить на кофе коллег, с которыми не успели пообщаться на выставке — день демонтажа. Оставьте себе время для общения и на этот случай.

После мероприятия — подвести итоги

Выставка не заканчивается, когда её разобрали. Вам ещё предстоит обработать информацию, которую собирали все эти дни.

Напишите всем, с кем обменялись контактами. Лучше не затягивать и сделать это сразу, через пару дней после выставки. Это могут быть короткие благодарственные письма, например такие: «Добрый день, были рады встрече на выставке. Как и обещали, высылаем pdf-версию каталога».

Подсчитайте расходы. От аренды, затрат на изготовление стенда и материалов до зарплат сотрудникам и онлайн-продвижения, если оно было.

Оцените конверсию. Если посчитаете количество качественных контактов — тех, кто оформил заявку на замер, запросил КП, оставил визитку, — то сможете узнать, во сколько вам обошёлся один лид. Формула простая: общие затраты на выставку / количество лидов = стоимость одного лида. 

На какие ещё показатели стоит обратить внимание:

• посещаемость стенда — так вы оцените интерес к выставочной зоне;
• среднее время у стенда — если больше трёх минут, значит экспозиция вызвала интерес;
• обратная связь от посетителей, коллег и организаторов — даже короткие комментарии помогут улучшить стенд в будущем.

Проведите работу над ошибками. Соберите команду и обсудите, что было классно, а что пошло не так: возможно, был недостаточно хороший свет или неуверенные консультации. Так вы поймёте, где были недостаточно эффективны. Выпишите все нюансы, чтобы подготовиться к новому мероприятию.

Выставка — не о продажах здесь и сейчас, а про присутствие вашей компании в профессиональном поле. Даже если конверсия будет низкой, вы так или иначе станете заметнее. Про вас узнают потенциальные партнёры, а может быть даже напишут профильные СМИ.

Первая выставка — это как раз тот случай, когда важен не результат, а опыт участия. Если вы собираетесь участвовать в мероприятии — свяжитесь со своим региональным представителем VEKA и узнайте, чем мы можем вас поддержать.